特定非営利活動法人神奈川県ローイング協会文書管理規程

　　　　第１章　総　　則
(趣　旨)
第１条　この規程は､ 特定非営利活動法人神奈川県ローイング協会定款第５５条の規定により､ 特定非営利活動法人神奈川県ローイング協会 (以下 ｢ローイング協会｣ という｡) における文書（コンピューターファイルを含む）の管理について必要な事項を定める｡
(文書処理の原則)
第２条　文書は､ すべて正確かつ迅速に取り扱い､ 常に整理してその処理経過を明らかにするとともに､ 適正かつ円滑に処理しなければならない｡
(文書の管理体制)
第３条　事務局長は、文書事務を統括し、文書事務が適正かつ円滑に実施されるよう指導及び改善に努めなければならない。
２　職員は、事務局における文書事務を統括するものとし、文書の滅失、盗難及び毀損の防止その他適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
３　文書に関する事務を処理させるため､ 文書主任を置く｡
４　文書主任は､事務局長が指定した職員を充てる。ただし、神奈川県立相模湖漕艇場においては場長の指定した職員を文書主任とする｡
５　文書主任は､ 次に掲げる事務を行う｡
(1)　文書の審査に関すること｡
(2)　文書事務の指導及び改善に関すること｡
(3)　文書の収受､ 配付及び発送手続に関すること｡
(4)　文書並びに図書の整理及び保管に関すること｡
(5)　文書の保管､ 保存及び引継ぎに関すること｡
(6)　引継文書及び廃棄文書の確認に関すること｡
(7)　廃棄文書の廃棄に関すること｡
(8)　その他文書処理に関し必要なこと｡
(簿　冊)
第４条　文書は､ 同一件名ごとに会計年度により調製しなければならない｡ ただし､ 取扱件数の少ない簿冊については､ 索引を付し､ 又は区分紙を差し入れ､ 一簿冊を数年度分の簿冊として使用することができる｡

　　　第２章　文書の収受及び配付
(収受等の要領)
第５条　ローイング協会に到達した文書は､ 次の方法により文書主任が収受及び配付しなければならない｡
(1)　親展その他開封を不適当と認める文書 (以下 ｢親展文書等｣ という｡) を除き､ すべて開封し､ あて名の者又は当該事案担当者に配付する｡
(2)　親展文書等は､あて名の者に配付する｡
(3)　金券 (通貨を含む｡)､ 有価証券等が添付されている文書並びに書留､ 内容証明､ 配達証明等及び電報は､あて名の者又は当該事案担当者に配付する｡
(4)　訴訟､ 和解､ 異議の申立等に関する文書で､ 到達日時が権利の得失に係わる文書と認められるものについては､ 受付年月日とともに受付時刻を明記し､ かつ､ 文書主任の認印を押す｡
(5)　利用申請書及び利用券には、領収印を押印する。なお、利用券は利用者に渡す。

　　　第３章　文書の処理
(文書の処理)
第６条　文書主任は､ 前条第１号及び第３号の規定により収受文書をあて名の者又は当該事案担当者に配布するときは､ その処理要領及び処理期限を指示し､ 又は自ら処理しなければならない｡
(文書の供覧)
第７条　収受文書で､ 次の各号の一に該当するものは速やかに上司に供覧しなければならない｡
(1) 上司に文書の内容の迅速な伝達を必要とするもの
(2) 重要又は異例な文書でその処理に上司の指示を必要とするもの
２　参考のため上司の閲覧に供する文書は､ 当該文書の上部余白に ｢供覧｣ と表示して処理することができる｡
（文書の作成）
第８条　職員は、経過も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書を作成しなければならない。ただし、事案が軽微なものであるときは、この限りではない。
(起　案)
第９条　すべての事案の処理は､ 文書によるものとし､ 文書の起案は起案用紙を用いなければならない｡ ただし､ 定例かつ軽易な事務､ 閲覧にとどまるもの等は起案用紙を用いず､ 処理案をその文書の余白に記載して処理することができる｡ この場合､ 文書欄外に回議印を押して決裁を受けるものとする｡
２　電話又は直接口頭で受理した事項で､ 業務に関する重要なものは､ その要旨を回議用紙に記載し､ 処理しなければならない｡
３　起案文書は､ 起案者から押印し､ 上司の決定を経て､ 決裁責任者の決裁を受ける｡
(決裁区分)
第10条　起案文書には､ 別に定める決裁区分を表示し､ 不要な押印欄は斜線で消すものとする｡
会長　会長の専決を受けるもの
副会長　副会長の専決を受けるもの
事務局長　事務局長・場長の専決を受けるもの
所長　相模湖漕艇場に関する文書については、所長の専決を受けるの
　　　第４章　文書の浄書及び発送
(浄　書)
第11条　決裁を終えた起案文書 (以下 ｢原議｣ という｡) で施行を要する文書の浄書は､ 起案者の責任において行う｡
(公　印)
第12条　発送文書には､公印を押印しなければならない｡ ただし､ 軽易な対外文書 (照会､ 回答､ 通知及び送付に関する文書に限る｡) は､ 公印を省略することができる｡
２　前項ただし書の規定により､ 公印の押印を省略する場合は､ その旨を当該文書の原議に表示し､ 決裁責任者の決裁を受け､ 発送文書の発信者名の下部に ｢(公印省略)｣ の表示をしなければならない｡

　　　第５章　文書の整理及び保存
(分類､ 整理及び保管の原則)
第13条　分類､ 保管又は保存の対象となる文書は､ 職員が職務上作成し､ 又は取得した文書及び図画とする｡
２　文書は､ 必要に応じて目的のものが敏速に取り出せるよう､ 常に整理保管し､ 非常災害に際して､ 適切な措置が取れるよう､ あらかじめ準備しておかなければならない｡
(文書の保管)
第14条　文書主任は､ 決裁､ 浄書､ 発送等を終了し､ 事件が完結した文書 (以下 ｢完結文書｣ という｡) を､ 保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保管しなければならない。
(文書の分類及び保存年限)
第15条　文書の保存期間は、法令その他特別に定めのある場合のほか、完結文書は､ 前条の目的に適合するよう､ その種類､ 性質及び保存期間に応じて分類しなければならない｡
２　完結文書の分類及び保存年限は､ 会長が別に定める｡
３　保存年限は､ 文書完結の日の属する年度の翌年度初日から起算する｡
(廃　棄)
第16条　事務局長は､ 保存年限を経過した完結文書について､ 廃棄又は保存期間の延長の決定を行う｡
２　文書主任は､ 前項の規定により決定された廃棄文書については､ 廃棄文書目録を作成する｡
３　廃棄を決定した文書は､ 裁断又は焼却の方法によって確実に廃棄しなければならない｡

　　　第６章　雑　　則
(委　任)
第17条　この規程に定めるもののほか､ 種類の様式及び文書の取扱いの細目については､ 別に定める｡

附　　則
この規程は､ 平成24年４月１日から施行する。
　　　附　　則
この規程は､ 平成27年４月１日から施行する。